Cartaceo o digitale? Per la gestione documentale una rivoluzione a metà

La rivoluzione digitale che, insieme alle innovazioni introdotte dalla gestione documentale, lasciava presagire un addio alla carta a favore di una trasformazione completamente paperless, si trova ancora in una delicata fase di transizione: l’evoluzione, così, anche a causa del fatto che la dirompente crescita tecnologica abbia fatto aumentare a dismisura dati e documenti da archiviare, non ha ancora portato alla riduzione della stampa, incidendo invece solo sulla funzione di copiatura. I documenti digitali, infatti, vengono stampati più volte per essere consultati, sebbene la vita utile del cartaceo (fatta eccezione per i cosiddetti “originali” firmati) sia molto breve. Per ora, dunque, l’unico innegabile vantaggio dell’archiviazione elettronica è quello della velocità di recupero delle informazioni e non ancora quello di ridurre i costi e diminuire l’impatto ambientale attraverso il risparmio della carta.

Per riuscire a coniugare le esigenze, ancora presenti, di produzione di documenti cartacei con quelle di risparmio economico e sostenibilità ambientale, Toshiba ha introdotto due importanti innovazioni: la stampante multifunzione “ibrida” e l’applicativo di convergenza tra cartaceo e digitale. La prima, autentica rivoluzione del printing, è in grado di stampare sia con inchiostro nero indelebile sia con uno speciale blu che, attraverso un procedimento termico eseguibile a bordo macchina e senza dispersione di toner o uso di sostanze chimiche, è cancellabile: i documenti temporanei possono così essere “ripuliti” e la carta recuperata per ulteriori stampe. E prima della cancellazione è possibile effettuare una scansione per digitalizzare e conservare il contenuto.

Poiché però non sempre le esigenze di digitalizzazione giustificano l’adozione di una piattaforma completa di archiviazione elettronica (come nel caso di un singolo ufficio o di una piccola realtà aziendale), Toshiba correda le proprie stampanti multifunzione ibride con un applicativo “di convergenza”. Il software, semplice ma innovativo, consente infatti di scansire, indicizzare e ricercare, via browser, i documenti digitali, realizzando così in modo perfetto la fusione tra “carta” e “file”: gli utenti possono stampare in blu, archiviare i documenti in digitale, cancellare e recuperare la carta e ricercare, via web, attraverso indici, tutta la documentazione d’ufficio. Una soluzione integrata, insomma, che permette di risparmiare carta e tempo, senza impattare sull’infrastruttura ICT dell’azienda e senza investimenti specifici di archiviazione elettronica: un primo passo verso il completamento della rivoluzione paperless.

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